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Photo/chuttersnaponU....

四招让你的时间依旧是你的,还让主管认为你上进。

发表时间:2021-02-22 点阅:329
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Photo by freestocks on Unsplash

 

清楚界定你的工作时间闸门

 

什么是「工作时间闸门」?代表你控制自己的时间和精神,全力以赴在工作上的时间门。它是个虚拟概念,意味着,你会清楚切割「工作」、「家庭」时间线,而让自己在不同的时间象限中,分别扮演不同的角色。

 

首先要说明,不是每个人都必须把职场、家庭分得很清楚。这是属于个人层面的思维,和一个人愿意选择的生活方式有关。有人期待把工作和生活分得很清楚,且彼此没有重叠,工作时全力投入,下班后就享受家庭温馨。

 

只是,现在的职场似乎愈来愈难清楚区分工作和家庭的界线。由于产业竞争步调快,借由通讯软体的便利,在家仍得工作的机会大增,如果你是上班族拿人薪水,就要有心理准备,你的时间不是你的,是公司的。基于亚洲人对于「敬业」的无限上纲,你可以想见,想要有私人时间的你,很难立刻在公司爬升。我是个热爱工作,疯狂工作的人,在一次因为工作导致早产大出血后,我躺在加护病房,后悔地发现,照顾我的都是家人,而我立刻知道,这不是我要的人生。

 

我的建议是,只要家人那块失守,工作一定做不久也做不好,家人不支持,工作又非常挑战,无法应付两边的压力下,人势必得选边站。我是选择家人的人,而你,当然也可以有自己的选择。

 

与主管沟通你的时间安排

 

不论选择为何,和主管沟通你对时间议题的想法,绝对有必要。清楚地跟你的直属主管设定你的「时间闸门」。你可以试着委婉地沟通:

 

例1:「我晚上8 点以后比较不方便联络。」为什么是8点?「因为家人、小孩都回到家了,我必须陪伴家人。我相信您一定赞成陪伴家人很重要,而且家人是我努力工作重要的动力。」

 

例2:「我晚上7 点以后比较不方便联络。」为什么是7点?「因为我必须要进修,自我成长。我相信您一定赞成不断进修和成长很重要。这会让我在专业上有很大的进步。」

 

你必须清楚定义时间闸门,不要模糊。晚上7点就是7点,晚上8点就是8点,精准地告诉主管你不希望被打扰的时间闸门。让他知道时间闸门关闭后,就比较难找到你;或是,你的回应速度会变慢,回应讯息会变少。

 

不要不讲,结果让自己每次下班,都是偷偷地离开,自己觉得无奈,而对公司产生怨恨。学会成熟的沟通,让主管了解自己的想法,是我们该学习的事。

 

管理沟通强度,没及时回应也不得罪人

 

要如何让主管感受到讯息的重要性,让他意识到这件事情意义重大?你必须善用不同的「沟通管道」,让不同沟通强度的讯息有层次地交错出现,帮助主管收到讯息后慎重考虑。

 

什么是「沟通管道」?我们可以把沟通管道视为一个光谱,光谱的一端是「面对面沟通」,能够乘载最多资讯量,讯息丰富度最高。

 

当我们和对方面对面说话,对方不但「听」到我们所说,感受我们音调的变化;「看」到我们的表情,感受我们情绪的流转;同时也因为「互动」而彼此不断调整沟通方式和内容。所以,「面对面沟通」可以承载的讯息内容是最丰富的。

 

面对面沟通的其中一个好处是,我们可以透过不断的互动,一问一答,让双方原本没有聚焦的讯息,逐渐靠拢,最后可以达成共识。另一个好处是,双方当下必须根据沟通结果,相互表态。不管最后结局是你喜欢或厌恶,都必须为这次的沟通做一个结尾,或做一个承诺。面对面沟通最大的缺点是花时间。因为需要看、听,还要相互讨论,自然会花较多时间。可是,有时面对面沟通不一定会产生预期的结果,所以有其必要交互搭配各种方法,达到沟通目的。

 

光谱的另一极端就是「简讯沟通」,承载最少讯息,讯息表浅但是速度快。

 

简讯沟通仍受限于科技规格,主要传送有限字数文字、低档图片、简短影片。由于资讯少,主要靠视觉阅读短讯息,因此花费时间少,对于已经成熟的团队、有默契的伙伴、工作流程固定的部门,是个很快可以传达讯息的方法。

 

简讯沟通的缺点是,能表达的想法有限,无法说清楚事情的始末,如果加上用词不够精准,沟通容易有误解。简讯沟通也因为缺乏说话声音的辅助,同时看不到对方的表情,自然也感受不到对方的心情。这样的表达,单向又精简,讯息「模糊性高」,所以只能处理简单问题,传达简要想法。毕竟在无法有效双向互动的情况下,沟通成果有限。

 

社群媒体包括LINE、WeChat、IG、Twitter 等,传送速度虽快,也可以透过制式图片、贴上个人照片等传送讯息,但在职场的运用上,沟通效果仍有限。甚至因为想快速回复,使用贴图和照片,一旦沟通中的一方对贴图或照片有不同的解读,沟通过程中的某些情绪可能被过度放大。喜欢就会很喜欢,讨厌就是很讨厌,少有中间或灰色地带的情绪表现,使得工作中的简讯沟通如同让双方走在高空绳索上,一点点轻微晃动,就会让人紧张。

 

总而言之,你只要记住,看得到人、听得到声音的,沟通讯息比较多。看不到人,只有单一文字或照片的,沟通讯息比较少,沟通效果就会比较差。

 

接着,我们要透过媒体特色,教你如何切断来自主管的情绪耗竭。尤其是不懂得尊重员工私人时间的老板,或者是有狂发简讯毛病的上司。

 

使用冷、缓、不、急,四阶段「渐层回应法」

 

使用渐层法的原则就是,依序运用「冷、缓、不、急」的渐层回应。

 

如果过了你所设定的「时间闸门」,主管忍不住传来简讯,请使用第一层回应—「冷回应」,意即:

►回复的简讯行数尽量少。简讯字数控制在 20 字以内,简单地回复主管的讯息。

►文字要有「棉花」的特质。意思是,文字回复的身段要低、不带情绪,让对方一个力道下去,就像被「棉花」吸收,让他没有出下一拳的机会。

 

例如:「我尽快联络同事。谢谢告知。」、「想法很好,找时间尽快讨论。」、「帐面问题不能出错,再找大家开会讨论。」、「你是对的,我来联络看看。」

 

重点就在于,透过礼貌的回应,结束对话。你相信吗?「道谢」是最能让对方停止沟通的方法。「打气」的话也是沟通中最佳的句点王,例如:「加油,一起努力!」它让对方除了称谢以外,实在不知道接下来该说什么。

 

如果主管仍持续发送简讯,请使用第二层回应—「缓回应」,意即:

►回复时间拖长,迟至 30 分钟以上,才给他一句话或一个贴图。

 

这么做的目的是,「暗示」对方,你目前有事,不方便马上回复,或者,明天上班再说。我的经验是,如果真的有急事,主管会直接打电话来,其实不需要用简讯来回折磨人。

 

如果你要透过文字「缓回应」,简讯文字就必须简短,不要多,写两、三个字就好,例如:「谢谢」、「收到」。

 

如果主管继续狂发简讯,那么就要使出第三层回应—就是「不回应」。鼓起勇气,把简讯提示音关掉。压抑自己不要一直查看简讯。想点别的事,或者让自己手边忙别的事,不要去想主管会不会生气。(他当然会气,所以,你就别想了。)

 

事情肯定不能就此打住。你需要以第四层回应来收尾—隔天早上,你必须「急回应」:

►首先,比主管先到公司。在主管到办公室之前,给自己一点时间将昨天简讯的内容看过一遍,如果需要,将相关数字或资料准备好,想一想待会怎么和主管讨论。

►接着,主管到办公室之后,立刻敲他的门,为昨天没有立刻回复他的简讯跟他道歉,并且告诉他,你手上已经准备一些资料,看看是否现在有空可以讨论。

►如果主管抱怨为什么没有立刻回简讯,请你笑而不答。不要急着编一堆理由。你得让主管知道,不回答,是因为没有什么好说的,因为,那是你的私人时间,之前也已经跟他说过了,不须赘述。你愈急着编理由,反而觉得这件事情是你的错。

 

「冷、缓、不、急」的渐层回应,希望能够帮助你,抢回属于自己的私人时间。你永远要记得,在公司内,每个人都可以被取代,今天主管找不到你,他自然会去找别人。当然,你得撑住,能忍受被冷漠地对待。但是也请你相信我,如果你工作有品质,做事有专才,专业上不可被取代,自然可以为自己争取到有尊严的对待。

 

►本文摘录自《拒绝职场情绪耗竭:24个高情商沟通技巧 主动回击主管、同事、下属的情绪伤害